Có nên nhắn tin với sếp?

Dù là có hay không thì tin nhắn văn bản luôn mang một cảm giác cấp bách nặng nề hơn email.

Mặc dù bạn có thể thoải mái nhắn tin trong đời sống cá nhân nhưng không phải ai cũng thấy thoải mái như vậy khi sử dụng nó để liên lạc tại chỗ làm.

Người quản lý lẫn nhân viên nên cảm thấy thoải mái và thống nhất với cách giao tiếp trong và ngoài văn phòng. Một số nhân viên có thể cảm thấy dễ dàng khi nhắn tin hơn là dùng email hoặc gọi điện, nhưng một số người lại coi đó là sự riêng tư.

“Hãy có một buổi nói chuyện thống nhất và thỏa thuận rằng bạn sẽ sử dụng hình thức giao tiếp nào” – theo Marie McIntyre, huấn luyện viên sự nghiệp và tác giả cuốn sách “Secrets to Winning at Office Politics”.

Bạn có nên nhắn tin cho sếp?

Trước tiên hãy kiểm tra xem công ty có quy định chính thức về việc nhắn tin không. Nếu không có ai sử dụng tin nhắn mà sếp cho bạn số điện thoại di động, chỉ sử dụng tin nhắn để gửi những thông điệp nhanh và ngắn.

Ví dụ như gửi tin nhắn văn bản để báo cho sếp việc bạn sẽ đến muộn vài phút là chấp nhận được, nhưng nhắn tin để giải thích dài dòng về lý do bạn chậm trễ dự án không phải là ý hay.

Nếu có tình huống đòi hỏi cần đặt vào ngữ cảnh hoặc có khả năng dẫn đến những câu hỏi tiếp theo, hãy soạn một email hoặc gặp mặt trực tiếp để giao tiếp có hiệu quả hơn.

“Tin nhắn văn bản rất tiện lợi cho những câu hỏi nhanh. Đó là sự khác biệt giữa việc xuất hiện trong văn phòng của sếp với một câu hỏi hoặc nhận xét về một vấn đề kinh doanh” – theo McIntyre.

Sếp có nên nhắn tin cho nhân viên?

Khi những nhà quản lý nhắn tin cho nhân viên, cần đánh giá xem có cần ghi lại nội dung cuộc trò chuyện hay không – vì lý do pháp lý hoặc lưu dữ liệu.

Nhắn tin có thể khiến công ty đối mặt với nhiều vấn đề pháp lý khác nhau, vì vậy các chủ lao động cần thận trọng.

“Tôi đã điều tra rất nhiều vụ quấy rối và phần lớn trong số đó là qua tin nhắn văn bản” – theo Karen Elliott, luật sư.

Nhắn tin trong ngày cũng có thể phạm đến thời gian cá nhân của nhân viên, dẫn đến uể oải, kiệt sức.

“Nếu một nhân viên cung cấp số điện thoại để liên lạc trong hồ sơ, nó cũng sẽ khiến cho số điện thoại trở thành một kênh giao tiếp chứ không chỉ để nhận thông báo đơn thuần” – theo Monique Valcour, huấn luyện viên điều hành.

Vì những tin nhắn văn bản có thể bị xóa, Elliott cho biết các nhà tuyển dụng có nhiệm vụ lưu giữ tin nhắn văn bản liên quan đến công việc. Các công ty cũng nên có một nhân viên hành chính giúp nhà tuyển dụng truy cập vào một thiết bị cá nhân để tìm kiếm bất kỳ thông tin nào liên quan đến doanh nghiệp.

Hãy thận trọng

Nếu bạn sử dụng tin nhắn văn bản cho mục đích công việc, hãy cân nhắc. Giữa tin nhắn văn bản và email, hầu hết mọi người đều lựa chọn email làm hình thức giao tiếp.

“Mọi người thường chậm và lười hơn khi nhắn tin” – theo Roy Cohen, huấn luyện viên sự nghiệp tại New York. “Tôi nhận được rất nhiều tin nhắn từ khách hàng và nhiều lúc chúng rất khó hiểu hoặc có nhiều từ viết tắt, lỗi sửa từ tự động khiến tôi khó đọc”.

Hãy dành thời gian để soạn tin nhắn, đọc lại tin nhắn một cách cẩn thận để tránh các lỗi sửa tự động trước khi nhấn gửi.

Và hãy kiên nhẫn khi trả lời tin nhắn. “Hãy đọc đến cuối tin nhắn, đừng vội vã phản hồi khi vừa mới đọc xong một đoạn”, theo McIntyre.

Cuối cùng, đừng sử dụng biểu tượng cảm xúc. Những biểu tượng có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau nên có thể khiến nhân viên cảm thấy bị đe dọa hoặc quấy rối.

(Theo CNN)

Bài liên quan

Lương Chủ tịch, Tổng giám đốc Nhà máy in tiền quốc gia bao nhiêu?

3 nghề kỹ sư IT có thể kiếm nửa tỷ đồng mỗi năm ở Việt Nam

Những công ty 'trong mơ': Chỉ làm việc 4 ngày trong tuần

Những câu hỏi phỏng vấn độc đáo mà hiệu quả không ngờ