Các CEO thành công quản lý thời gian của họ như thế nào

Nhưng mọi người đều muốn họ góp phần vào: đội ngũ lãnh đạo, quản lý cấp cao, nhân viên cốt cán, khách hàng, thành viên Hội đồng quản trị, nhà đầu tư, tập đoàn bên ngoài, truyền thông. Và tất cả đều muốn sự chú ý trực tiếp từ CEO qua email, bằng văn bản và điện thoại, thậm chí vào cuối tuần và kì nghỉ.

Thêm vào đó là những nhu cầu cá nhân của CEO – nghỉ ngơi, thư giãn, dnahf thời gian cho gia đình, tập thể dục và các cuộc hẹn với bác sĩ.

Đó là lý do tại sao những người đang điều hành công ty phải rất sáng suốt trong việc sử dụng thời gian.

Những người làm điều đó tốt nhất là người “biết rõ ràng nên làm gì và vào lúc nào. Họ không có thời gian để bị cuốn vào những nhiệm vụ, các cuộc họp và những cam kết đáng ra phải được đáp ứng bởi lãnh đạo của các bộ phận khác và/hoặc những người khác trong công ty”, Tiến sĩ Karol Wasylyshyn – huấn luyện viên điều hành và tác giả cuốn sách “Destined to Lead” nói.

Trung bình các CEO làm việc 62,5 giờ/tuần, theo Michael Porter – Giám đốc Viện Chiến lược và Cạnh tranh thuộc Đại học Thương mại Harvard và Nitin Nohria – trưởng khoa của trường.

Họ đã thực hiện một nghiên cứu dài hạn về cách các CEO sử dụng thời gian. Họ yêu cầu các CEO theo dõi cách sử dụng mỗi giờ hàng ngày trong 3 tháng. Đến nay, họ thu được dữ liệu 60.000 giờ từ 27 CEO của các công ty lớn, chủ yếu là công ty đại chúng.

Nghiên cứu cũng cho thấy các CEO dành khoảng 4 giờ mỗi ngày để làm việc vào hầu hết các ngày cuối tuần và khoảng 2,5 giờ mỗi ngày trong hầu hết các kỳ nghỉ.

Nhưng cách họ sử dụng thời gian quyết định mức độ thành công của họ.

“Cách các CEO phân bổ thời gian và sự hiện diện... rất quan trọng không chỉ đối với hiệu quả của chính họ mà còn đối với hiệu suất của công ty”, Porter và Nohria viết trên tạp chí Harvard Business Review.

Dước đây là một vài khuyến nghị:

Thời gian họp càng ngắn càng vui

Các CEO đã báo cáo khoảng 1/3 các cuộc họp của họ kéo dài trung bình 1 giờ, trong khi 38% kéo dài hơn.

“Thời gian họp “tiêu chuẩn” nên được xem xét rút ngắn lại. Điều này giúp nâng cao hiệu quả đáng kể cho CEO. Các CEO đã có ý kiến những cuộc họp 1 giờ có thể cắt giảm xuống 30 phút hoặc thậm chí 15 phút”, Porter và Nohria báo cáo.

Dành thời gian một mình

Các CEO được biết đến là người đặt ra tầm nhìn cho công ty, đưa ra chiến lược thực hiện và truyền tải rõ ràng 2 vấn đề trên cho các bên liên quan.

Việc đó rất khó thực hiện nếu không có đủ thời gian để suy nghĩ. Trung bình các CEO dành 28% thời gian làm việc độc lập, nhưng phần lớn trong số đó chỉ làm trong 1 giờ hoặc ít hơn.

“Các CEO cần tiết kiệm khoảng thời gian độc lập và tránh lãng phí nó bằng việc xử lý các vấn đề ngay lâp tức, đặc biệt là những vấn đề qua tin nhắn”, Porter và Nohria khuyến nghị.

Ủy nhiệm nhiều hơn

Tham gia vào quá nhiều các công việc hàng ngày có thể khiến các CEO không có thời gian vào lúc cần thiết.

Ví dụ, theo các đánh giá, CEO có thể trở nên quá sa đà vào các hoạt động của công ty - Porter và Nohria lưu ý.

Bớt dùng email

Các CEO báo cáo dành 61% thời gian làm việc trong các tương tác trực diện và 24% qua các phương tiện điện tử.

Dù email có thể là phương tiện giao tiếp hiệu quả, nó cũng có thể gây tốn thời gian.

“Các CEO nên nhận ra rằng phần lớn các email là về các vấn đề không liên quan đến họ và thường lôi kéo họ vào các hoạt động của công ty”, Porter và Nohria nói.

Hãy ủy quyền cho bộ phận trợ lý điều hành trước khi họ mở lời.

Hơn nữa, gửi quá nhiều email có thể gây phản tác dụng. “Email từ CEO có thể tạo ra sự hoang mang không cần thiết và lệch chuẩn, đặc biệt nếu CEO gửi mail vào đêm khuya, cuối tuần hoặc các ngày nghỉ lễ”.

Đừng lên thời gian biểu quá cặn kẽ

Các CEO trong nghiên cứu đã dành trung bình khoàng ¼ thời gian cho các tương tác phát sinh.

Điều đó rất quan trọng, các tác giả khẳng định, vì vậy các CEO có thể sẵn sàng cho các cuộc hội thoại hoặc các cuộc họp và giải quyết các sự kiện ngoài ý muốn, tiêu tón khoảng 36% số thời gian.

“Lịch trình của các nhà lãnh đạo luôn được xếp trước hoặc có trợ lý sắp xếp... từ chối quá nhiều người có nguy cơ bị coi là hách dịch, tự cho mình quan trọng, hoặc mất liên lạc”, Porter và Nohria lưu ý.

Giữ liên lạc với các nhân viên

Các CEO dành khoảng 14% thời gian cho các quản lý cấp thấp và 6% với các nhân viên mọi cấp bậc.

Đó là mức thời gian hợp lý.

“Các CEO phải tiếp cận và tìm cách gắn kết với nhân viên ở mọi cấp độ. Điều này không chỉ giúp họ nắm bắt mọi việc trong công ty mà còn giúp họ mô hình hóa và truyền đạt các giá trị của tổ chức đến toàn lực lượng nhân viên”, Porter và Nohria nói.

Nó cũng giúp các CEO hiểu rõ hơn về kinh nghiệm của các nhân viên, đó là thứ giúp công ty có lời.

“Mối quan hệ với nhân viên tại nhiều cấp độ cũng xây dựng tính hợp pháp và đáng tin cậy của CEO trong mắt nhân viên, điều đó cần thiết để động viên cũng như nhận được sự ủng hộ của nhân viên”.

Dành thời gian cho cuộc sống riêng

Các CEO cũng cần thời gian nghỉ ngơi và giữ sức khỏe. Họ ngủ trung bình gần 7 giờ/đêm. Khoảng 9% (tức 45 phút) thời gian không làm việc của họ được dành cho tập thể dục.

Và trong số 25% thời gian (khoảng 6 giờ/ngày) dành cho việc giữ cơ thể tỉnh táo những không làm việc, một nửa trong số đó là dành cho gia đình.

“Để duy trì cường độ của công việc, các CEO cần phải được đào tạo. Điều đó có nghĩa cần phân bổ thời gian cho sức khỏe, thể lực và nghỉ ngơi”, Porter và Nohria khuyến nghị.

Bài liên quan

[INFOGRAPHIC] Sở thích ăn uống của Tổng thống Mỹ Donald Trump và Chủ tịch Triều Tiên Kim Jong-Un

Ông Dũng Lò Vôi nói về... tiền !

Triết lý đầu tư “phớt lờ lời đồn thổi” và “tận hưởng sớm sai lầm” của ngài râu kẽm phố Wall

Trung Quốc có thêm ít nhất 4 tỷ phú USD nhờ hệ thống camera giám sát toàn quốc