Cải cách hành chính ở EVN: Hướng tới văn phòng điện tử

Điện tử hóa văn bản, báo cáo...

Một trong những bước đột phá trong cải cách hành chính là từ tháng 4/2018, Tập đoàn đưa vào sử dụng rộng rãi tại cơ quan EVN và các đơn vị thành viên hệ thống E-Office 3.0 – tích hợp chữ ký số và triển khai văn bản trên máy tính và thiết bị di động. Mọi công văn đến đều được số hóa dưới dạng PDF, chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử và giải quyết theo quy trình. Tập đoàn cũng yêu cầu lãnh đạo các đơn vị phải sử dụng văn phòng điện tử trong quá trình xử lý văn bản đi/đến (trừ các văn bản mật và các văn bản không sử dụng chữ kí số).

Một số kết quả trong công tác cải cách hành chính của EVN (tính đến tháng 6/2018):

- Chuyển 86% báo cáo định kỳ bằng bản giấy sang báo cáo điện tử;

- Giảm 93,4% số lượng báo cáo bằng bản giấy các đơn vị gửi EVN;

- Bỏ 7 loại báo cáo;

- Chuyển 21 loại báo cáo sang cập nhật trên các phần mềm dùng chung của Tập đoàn;...

Ông Nguyễn Minh Khoa - Trưởng ban Pháp chế EVN cho biết, hệ thống E-Office 3.0  đã góp phần làm thay đổi thói quen trong xử lý hành chính của cơ quan Tập đoàn cũng như các đơn vị trực thuộc. Các văn bản đi/đến đã được số hóa, xử lý trên môi trường mạng, từ đó giảm thời gian lưu chuyển văn bản, công văn giữa các ban EVN cũng như giữa EVN với các đơn vị trực thuộc; đồng thời xóa bỏ các giới hạn về không gian, vị trí địa lý. Hệ thống này cũng cho phép xác định mức độ, thời gian hoàn thành công việc của các cá nhân, đơn vị được giao nhiệm vụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cả bộ máy. Đặc biệt, việc giải quyết công văn đi, công văn đến trên hệ thống E-Office cũng đã giúp Tập đoàn tiết kiệm từ 60-70% chi phí văn phòng phẩm và chi phí bưu điện so với trước đây.

Một thành công khác của EVN đó là việc giảm và đơn giản hóa các báo cáo. Đặc biệt, Tập đoàn đã giảm được 93,4% số lượng báo cáo định kỳ bằng bảng giấy các đơn vị gửi EVN; tăng số lượng báo cáo, văn bản điện tử; loại bỏ nhiều báo cáo không cần thiết...

Hiện nay, các đơn vị ngành Điện cũng có rất nhiều cách làm hay trong việc ứng dụng tin học vào quản trị doanh nghiệp. Điển hình, Tổng công ty Điện lực miền Trung đã triển khai hiệu quả “Văn phòng không giấy”, tất cả các văn bản, báo cáo đều được triển khai trên môi trường mạng; Tổng công ty Điện lực TP.HCM đã và đang xây dựng kho cơ sở dữ liệu trực tuyến, tiến tới tin học hóa toàn diện công tác quản trị, liên kết, trao đổi, chia sẽ, lưu trữ dữ liệu thống nhất...

Tiếp tục ứng dụng triệt để CNTT

Tuy đã đạt được những thành quả nhất định, nhưng việc xây dựng văn phòng, doanh nghiệp điện tử của EVN vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn. Cụ thể, việc đơn giản hóa chế độ báo cáo hiện nay mới chỉ là hình thức báo cáo (từ giấy sang điện tử), chưa có sự đột phá, cải cách về nội dung báo cáo; số lượng báo cáo chuyển sang thực hiện trên phầm mềm còn ít.

Bài liên quan

EVN là doanh nghiệp nhà nước đứng đầu về minh bạch thông tin tại Việt Nam

Bên cạnh đó, việc rà soát, công bố các thủ tục hành chính chưa được thực hiện triệt để, một phần do hệ thống quy chế quản lý nội bộ của Tập đoàn đang được sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện. Đáng nói, lãnh đạo một số ban chuyên môn, đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc triển khai cải cách hành chính, xem đây là nhiệm vụ thứ yếu. Một số CBCNV còn có tư tưởng coi cải cách hành chính như là một tác nhân… cản trở công việc; chưa chú trọng hoặc thực hiện theo cách  đối phó, hiệu quả không cao. Phong trào thi đua thực hiện cải cách hành chính trong cơ quan EVN cũng như trong Tập đoàn chưa mạnh; chưa có biện pháp thu hút được nhiều ý tưởng hay từ CBCNV...

Tại buổi họp về cải cách hành chính diễn ra đầu tháng 8/2018, ông Võ Quang Lâm - Phó Tổng giám đốc EVN cho biết, mặc dù Tập đoàn đã có những bước tiến rất dài trong cải cách hành chính, nhưng để thực hiện tốt hơn nữa, cần phải thực hiện tốt 5 hóa: Đơn giản hóa, biểu mẫu hóa, địa chỉ hóa, thời lượng hóa (thời gian giải quyết) và tin học hóa. EVN cũng phải tích hợp được toàn bộ cơ sở dữ liệu trong toàn Tập đoàn; hoàn thiện, nâng cấp các phần mềm dùng chung; áp dụng triệt để công nghệ thông tin...

EVN đang đặt ra mục tiêu, đến cuối năm 2018, giữa các ban chuyên môn trong cơ quan Tập đoàn sẽ giao dịch công việc trên môi trường mạng, không còn văn bản giấy. Việc triển khai quyết liệt chủ trương này sẽ tạo đà để Tập đoàn xây dựng thành công văn phòng điện tử, tiến tới xây dựng doanh nghiệp điện tử trong tương lai không xa...

 Một số giải pháp thời gian tới:

• Có chế tài phù hợp trong việc sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số.

• Biểu mẫu hóa, tiến tới loại bỏ hoàn toàn hình thức báo cáo truyền thống, chuyển sang cập nhật các thông số, dữ liệu trên EVNPortal và các phần mềm dùng chung...

• Rà soát, tinh giảm, loại bỏ các thông số trùng lặp, không cần thiết trong các báo cáo;

• Kiểm tra chéo công tác cải cách hành chính tại các đơn vị trực thuộc;

• Nhân rộng cách làm hay trong công tác cải cách hành chính;

• Khen thưởng các đơn vị làm tốt, khuyến khích các ý tưởng cải cách hành chính từ các đơn vị thành viên; phê bình triệt để các đơn vị làm kém...

Bài liên quan

Ngỡ ngàng trước phương pháp sửa chữa điện hiện đại của EVN HANOI

EVN HANOI trao tặng 50 nghìn vở mới cho học sinh khó khăn trên địa bàn Thủ đô

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực EVN, đáp ứng yêu cầu phát triển

EVN HANOI tiếp tục phát triển trí tuệ nhân tạo trong chăm sóc khách hàng