Quản lý thời gian là một thách thức mà nhiều người trong chúng ta thường gặp phải. Thất bại trong việc quản lý thời gian có thể là nguồn cơn của sự bồn chồn và lo lắng của bạn. Tuy nhiên, tin tốt là có những phương pháp được tạo ra để đối phó với tình huống này và làm giảm những áp lực mà bạn phải chịu đựng.

Với phương pháp Time blocking (Đóng khung thời gian), bạn sẽ dễ dàng tập trung hơn mà không bị phân tâm, nhờ đó công việc cũng trở nên hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp gia tăng năng suất và cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn. Đây cũng là một phương pháp tuyệt vời để cân bằng giữa công việc và cuộc sống, điều vô cùng quan trọng đối với sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn.

Như vậy, làm thế nào để quản lý thời gian tốt hơn và đạt được nhiều kết quả đáng mong đợi hơn?

Hãy cùng nhìn qua chiến lược Time blocking và xem liệu nó có trở thành phương pháp tốt nhất giúp bạn giải quyết vấn đề này hay không.

Time blocking là gì và nó hoạt động như thế nào?

Time blocking là quá trình lên kế hoạch sắp xếp lịch trình của bạn bằng cách ấn định khung thời gian cho các nhiệm vụ và nghĩa vụ cụ thể trong ngày. Nó tương tự như việc lập ‘danh sách những việc cần làm’ (To-do list), ngoại trừ việc bạn biết chính xác vào khi nào thì mình cần làm những gì. Do đó, đây là một loại ‘danh sách việc cần làm’ tập trung hơn, có tác dụng kỳ diệu giúp hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Không giống như ‘danh sách việc cần làm’ thông thường, Time blocking cho phép bạn chỉ tập trung vào một việc duy nhất tại một thời điểm. Do đó, bạn không phải mất thêm thời gian để quyết định mình nên bắt đầu với việc nào trước tiên.

Nhưng làm thế nào để tận dụng tối đa phương pháp này?

1. Lập danh sách các nhiệm vụ của bạn và sắp xếp thứ tự ưu tiên

Nếu bạn thực sự muốn Time blocking hoạt động hiệu quả, trước tiên hãy bắt đầu với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình. Bởi lẽ cốt lõi của phương pháp này là cải thiện khả năng quản lý thời gian, vậy nên suy nghĩ về tầm quan trọng và thứ tự ưu tiên của từng việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc quyết định cái nào nên giải quyết trước.

Bạn có thể quyết định thứ tự ưu tiên bằng cách xác định đâu mới là việc chính và cần được chú ý nhiều hơn. Sau đó, đặt những nhiệm vụ này vào thời điểm mà bạn cảm thấy mình làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Đó có thể là giữa ngày hay một khung thời gian nào khác, bởi lẽ đối với những người khác nhau, khung giờ vàng để xử lý công việc cũng sẽ khác nhau.

2. Tạo một bản sao lịch trình của bạn

Đừng bỏ qua điều này. Một gợi ý quan trọng khác để làm cho chiến lược Time blocking hoạt động là tạo một bản in chi tiết kế hoạch hàng ngày của mình. Với sự tiến bộ của công nghệ, bạn có thể bị cám dỗ để tạo lịch trình của mình bằng các ứng dụng và công cụ trực tuyến, sau đó tham khảo chúng trên điện thoại hoặc máy tính của mình.

Tuy nhiên, nếu bạn thực sự muốn tăng năng suất làm việc, hãy in lịch trình của mình và đặt nó ngay trước mặt bạn trên bàn làm việc.

Có hai lợi ích khi làm như vậy. Một là mỗi khi nhìn vào bản kế hoạch này, bạn sẽ được nhắc nhở về các nhiệm vụ hiện có và được khuyến khích thực hiện chúng. Hai là bạn có thể gạch bỏ chúng theo cách thủ công khi đã hoàn thành nhiệm vụ của mình. Điều này sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành công và động lực để tiếp tục làm việc cho đến khi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình.

3. Dành thời gian cho những việc nhỏ

Có thể bạn nghĩ rằng không nhất thiết phải sắp xếp thời gian cho những việc nhỏ và không đáng kể. Thật không may, đây là một sai lầm phổ biến mà hầu hết chúng ta đều mắc phải. Nếu bạn không sắp xếp thời gian cho những công việc ít thiết yếu hơn, bạn sẽ phải dùng thời gian dành cho những công việc lớn để hoàn thành những công việc nhỏ.

Hầu hết chúng ta đều đã phải đối mặt với hậu quả của việc buộc phải hy sinh một số thói quen trong sinh hoạt hàng ngày chỉ để hoàn thành những nhiệm vụ không mấy quan trọng. Và bất cứ khi nào bạn phải dành thời gian trọng yếu của mình cho một nhiệm vụ ít quan trọng hơn, bạn sẽ đặt bản thân vào tình thế bất lợi. Điều này có thể gây tác động tiêu cực đến năng suất và cản trở bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Vậy nên, dù là việc lớn hay nhỏ đến mức nào, hãy đảm bảo là bạn sắp xếp thời gian riêng dành cho chúng.

Không có thời gian cho những kẻ lười biếng.

Một vài tâm hồn lạc quan đã hy vọng rằng thế giới hậu đại dịch sẽ cho phép chúng ta nghỉ ngơi nhiều hơn. Nhưng điều đó sẽ không xảy ra. Hơn hết, lối sống bận rộn và văn hóa kinh doanh ngày nay đang đỏi hỏi sự tập trung nhiều hơn chứ không phải ít đi.

Vậy nên, nếu muốn bắt đầu cuộc hành trình và đang tìm cách để trở nên tập trung hơn, nhận được nhiều lợi ích khi hoàn thành công việc năng suất hơn, Time blocking sẽ là một trong những phương pháp hiệu quả và dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với những gì bạn và lịch trình của bạn cần.

Theo Entrepreneur

Bài liên quan

Những công việc lý tưởng giúp bạn đi du lịch quanh năm suốt tháng

Công việc gì sẽ 'hot' hậu COVID-19?

Đánh giá ứng viên và yêu cầu với công việc: Thay đổi và thích ứng

CEO – Meeting lần thứ 9 năm 2021: Petrovietnam đẩy mạnh chuyển đổi số để tối ưu trong điều hành, xử lý công việc